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严禁在档案上涂改、标记档案销毁标准

时间:2020-09-28 13:15来源:未知 作者:admin 点击:
《政府采购法》第42条和财政部第18号令规定,采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存15年,采购档案保存期满后,可以进行销毁。 有条件的单位,可为档案管理部门配备复

  《政府采购法》第42条和财政部第18号令规定,采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存15年,采购档案保存期满后,可以进行销毁。

  有条件的单位,可为档案管理部门配备复印、录像和计算机等设备,做到档案复制不出门。档案借阅时,应严格履行审批手续,规定归还期限。归还案卷时,档案管理人员应对档案资料进行认真清点和检查。

  除了《政府采购法》规定的,“保存15年”的时间要求外,日常档案管理工作还涉及哪些内容?

  所有采购档案必须由档案管理机构或档案管理人员集中保管。采购档案归档后,档案管理人员按采购编号顺序统一编制档案登记号,按年度和档案登记号顺序登记造册建账,依次排放。在保管过程中,档案管理人员应严格遵守档案保密制度,不得私自摘抄、复印或通过电话、传真、计算机网络、移动存储设备等传播档案内容,以确保采购档案内容不失密、不泄密。档案管理机构和管理人员应定期对归档的档案、库房设施及保管条件进行检查,保证采购档案保管良好、账物相符。如发现采购档案霉烂、虫蛀、破损、字迹褪变的,应及时采取措施进行抢救。如遇档案丢失的,应及时报告本单位的有关部门和分管领导,查明原因,采取补救措施,最大限度地减少档案的损失。在保管条件方面,要有专用的、足够面积和存放声像等特殊载体的重要项目的档案库房。

  如何销毁?笔者认为,销毁档案应当严格履行审批手续,禁止擅自销毁档案。需销毁的档案,由档案管理人员提出销毁意见,编制档案销毁清册,列明拟销毁档案的名称、卷号、编号、册数、起止年度和应保管期限、已保管期限等内容,报经主管档案的领导和单位负责人审核批准,同时报送上级主管单位和有业务领导关系的当地档案管理机关备案后,方可销毁。销毁档案时,由档案管理负责人指定销毁人、监督销毁人和销毁时间、地点,邀请同级政府财政部门、主管部门和有业务领导关系的当地档案管理机关派员监督销毁。

  采购文件是采购过程的详细记录,它为采供双方合同履行、纠纷和投诉处理、采购过程监督提供了重要依据。采购文件及与采购活动有关的资料经收集、整理、保存后形成采购档案,保证采购文件及资料的真实、完整是采购档案管理的基本要求。但在实际工作中,重采购,轻档案管理的现象还比较普遍。工作中,要重点在采购资料收集、整理、档案移交、保管、利用、补充和销毁等七个环节抓好管理工作:

  档案整理完毕后,要及时归档。归档时要严格执行验收和移交制度,验收工作由项目经办科室负责人、档案工作分管领导、档案管理人员负责,验收时应对照卷内目录,查看采购资料是否齐全、文件书写和整理是否规范。符合要求的,由档案管理人员接收,办理接收手续。对采购资料不完整或不符合质量要求的,档案管理人员可拒绝接收。档案移交时,应填写案卷移交记录,履行移交手续,验收人、移交人、接收人分别在案卷移交记录上签字。

  资料收集要及时为防止原始资料丢失,在采购项目结束后,采购项目经办人必须及时将采购资料或工作中所形成的各种记录随时收集、整理归档。在每个月的月初,档案管理人员应对照采购编号查对上个月的采购档案是否归档;每年年初,对照上一年度所有采购项目,查对档案是否全部归档,并将归档情况及时上报给主管档案工作的领导。

  对档案的查阅要建立查阅审批和登记制度。本单位人员调阅档案时,必须填写调阅单,经主管档案工作的负责人批准,在档案管理部门登记后方可查阅。档案查阅登记应记载查阅人、查阅时间、查阅内容、批准人等内容,没有借阅申请或未经批准的,不得查阅。外单位查阅档案,应持查阅单位盖章的介绍信,写明查阅原因和查阅期限,经管理部门主要负责人批准后方可查阅。对贵重的档案资料,除领导特许外,一律不得查阅。查阅档案,一律实行现场查阅,不得将档案带至档案室外。查阅人员在查阅时应爱护档案,严禁在档案上涂改、标记,更不得拆封、调换或转借他人。查阅人应对投(责任编辑:admin)

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